Haluatpa tai ei, PowerPoint on läsnä virallisten esitysten suhteen. Ehkä esität uuden ehdotuksen. Tai ehkä vietit viikkoja tekemällä matematiikkaa tai tekemällä joitain tärkeitä tutkimuksia, ja on aika jakaa nämä havainnot asiaankuuluvien sidosryhmien kanssa. Tarkoituksestasi riippumatta, PowerPoint on yksi menestyksesi tärkeimmistä komponenteista.

Kun olin liikkeenjohdon konsultti, vietin päiväni Excelissä ja PowerPointissa kävelemällä päivittäin kahden ohjelman välillä. Rakastin, että PowerPointin joustavuus antoi minulle mahdollisuuden valaista ja muuttaa tietoja tarinaksi - rahoitustarina, toimialan kasvupolku tai suositukset liiketoimintaprosessin uudelleenjärjestämiseksi. Varsinkin kun hän oli vasta aloittamassa, tämä joustavuus oli usein kaksiteräinen miekka. Oli turhauttavaa, kuinka tylsiä diasuunnittelu voisi olla ja kuinka kauan dian esteettinen viimeistely kesti. Usein huomasin olevani päättänyt keskenään viettää paljon aikaa PowerPoint-dioilla tai luoda perustason, vähimmäisjoukon, joka vaarantaisi tietojen ja viestin tehokkuuden. Vasta siihen pisteeseen asti, jossa käsittelin täysin PowerPoint-vinkkejä, minun ei tarvinnut enää käydä läpi tätä ongelmaa.

Tässä artikkelissa on valikoima vinkkejä edistyneelle PowerPoint-esitykselle, jonka avulla voit oppia käyttämään työkalua paljon nopeammin. Sen pitäisi myös estää sinua uhraamasta tehokasta viestintää ajan säästämiseksi. Vaikka monet PowerPoint-artikkelit tarjoavat laadullisia neuvoja viestin tehokkaasta toimittamisesta, tässä artikkelissa keskitytään PowerPointin teknisiin komponentteihin ja sen esityssuunnitteluun. Käytä toiminnot ja komennot Microsoft Office PowerPoint 2016 for PC: ssä. Aloitetaanpas.

Mukauta työkalurivin pikakuvaketta

Ensimmäinen askel PowerPoint-asiantuntijaksi tulemiseen on työkalurivin pikakuvakkeen luominen. Se on mukautettu työkalurivi, joka sijaitsee nauha , johon voit lisätä haluamasi ja eniten käytetyt komennot. Käytä viittä minuuttia sen asentamiseen, et tule katumaan sitä - se maksaa osinkoina joka kerta, kun käytät PowerPointia tämän jälkeen. Täältä näet yhteenvedon kaikesta, ennen kuin pääsemme logistiikkaan:

Esimerkki 1: PowerPoint-päänäytön osat

Sillä mukauttaa työkalupalkin toimintoja ja lajittele se mieltymystesi mukaan, napsauta vain alaspäin osoittavaa nuolta nauha , mukauttaa työkaluriviä. Napsauta sitten ”Kaikki komennot” → Valitse komennot ”Kaikki komennot” → Valitse ja lisää haluamasi komennot. Jos haluat poistaa minkä tahansa komennon, valitse vain komento ja paina 'Poista'.

Esimerkki 2: Ultimate Toolbarin rakentaminen

Alla on pakolliset kohteet Ultimate Toolbarille ( QAT ):

Rivi: Kohdistustyökalu on ehdottomasti suosikkityökaluni PowerPointissa. Ohita turhat manuaaliset ponnistelut ja korosta sen sijaan korostettavat luvut ja valitse suunta, johon ne kohdistetaan. Voit kohdistaa objekteja keskelle, oikealle, vasemmalle, ylhäältä ja alareunasta. Huomaa, että objektien sijainnit liittyvät toisiinsa.

Esimerkki 3: Kohdistustoiminnon käyttäminen

jos haluat käyttää tätä työkalua * QAT *: n ulkopuolella: Korosta haluamasi objektit → 'Alusta' -välilehti nauha → Napsauta “Tasaa” → Valitse suosikkisi suuntaussuunta → Kohteet kohdistetaan.

Jakaa: Jos sinulla on useita esineitä tai muotoja, jotka haluat tehdä yhtä kaukana toisistaan, tämä työkalu on uusi paras ystäväsi. Ennen esineiden jakamista on parasta kohdistaa ne ensin. Sitten levittääksesi ne, korosta vain jaettavat objektit ja valitse 'jaa vaakasuoraan' tai 'jaa pystysuoraan'.

Esimerkki 4: Levitystoiminnon käyttäminen

Jos haluat käyttää tätä työkalua * QAT *: n ulkopuolella: Korosta haluamasi objektit → 'Alusta' -välilehti nauha → Napsauta ”Kohdista” → Valitse ”Levitä vaakasuunnassa” tai “Levitä pystysuoraan” → Objektit jaetaan

Muotoilusivellin: Sen avulla voit kopioida yhden objektin muodon ja soveltaa sitä toiseen. se on lähinnä kopioi ja liitä , mutta muodon eikä sisällön kannalta.

• Yhden napsautuksen muotoilija: Käytä alkuperäisen objektin muotoilua seuraavaan valitsemaasi / napsauttamaasi objektiin.

• Kaksi napsautusta muotoilijalle: Sulje muotoilumaalari. Kaksoisnapsauttamisen jälkeen kaikki valitsemasi objektit muunnetaan ensimmäisen objektin muotoon. Voit avata Layout Painter -apuohjelman napsauttamalla mitä tahansa tyhjää tilaa diassa (ei objektia).

Jos haluat käyttää tätä työkalua * QAT *: n ulkopuolella: Valitse kohde, jonka haluat jäljitellä → Napsauta 'Format Painter' kerran tai kahdesti 'Home' -välilehdessä nauha → Napsauta muutettavaa objektia → Alustavat muutokset otetaan käyttöön

Kiertää: Kuten nimestä käy ilmi, tämän ominaisuuden avulla voit kiertää esineitä 90 tai 180 asteen välein. Voit kiertää tekstiruutu, muoto, WordArt tai valokuva. Tämä sisältää 90 astetta myötäpäivään, pysty- ja vaakasuunnassa.

Jos haluat käyttää tätä työkalua * QAT *: n ulkopuolella: Korosta haluamasi objektit → 'Alusta' -välilehti nauha → Napsauta “Kierrä” → Valitse haluamasi kiertovaihtoehto → Objektit kiertyvät

Elämää muuttavat PowerPoint-pikanäppäimet

Saatat ajatella liioittelevani, mutta kun huomaat, että sinun ei tarvitse tehdä näitä toimintoja manuaalisesti, et katso taaksepäin. Yleensä PowerPointin käyttäminen ei vaadi muistamaan yhtä monta pikanäppäintä kuin Excel , mutta sinun on harkittava pari.

Luettelomerkityn tekstin järjestyksen ja välitason muuttaminen tekstiruuduissa on helppoa:

• Muuta luetteloruudussa olevan tekstin järjestystä tekstiruuduissa: ALT + VAIHTO + Ylös / Alas-näppäimet

• Muuta luetteloruudussa olevan tekstivälin tasoa tekstiruuduissa: ALT + VAIHTO + Oikea / Vasen-näppäimet

Muuta kohteen kokoa pitämällä se säännöllisenä ja suhteessa:

• Pidä SHIFT-painiketta painettuna, kun muutat objektin kokoa hiirellä

Mikroapu (pienet apuvälineet esineillesi):

• Valitse objekti ja pidä CTRL + Ylös / Alas / Oikea / Vasen-näppäintä siirtääksesi sitä

Kopioi muoto tai esine kopioimatta ja liittämättä:

• CTRL + Vedä muoto hiirellä

Varmista, että viivat ovat suorat:

• Pystyviivat: Lisää muoto → Napsauta hiiren kakkospainikkeella → Alusta muoto → Koko ja ominaisuudet → Aseta Korkeus-asetukseksi '0' → Suorista viiva täydellisesti

• Vaakasuorat viivat: Lisää muoto → Napsauta hiiren kakkospainikkeella → Alusta muoto → Koko ja ominaisuudet → Aseta “Leveys” -asetukseksi “0” → Suorista viiva täydellisesti

Muunna luku alatunnisteen hakemiston kirjekuoreksi:

• Kirjoita alatunnisteen numero (esim. 1, 2, 3) → Korosta numero → Pidä CTRL + VAIHTO + yhtäläisyysmerkki (=) → Numerosi on nyt ylihakemiston alatunniste

Isojen kirjainten käyttäminen kirjaimella vaihtamalla tekstin isoja kirjaimia (pienet kirjaimet, otsikkokannet ja kaikki kirjaimet):

• Korosta haluamasi sanat ja käytä SHIFT + F3-pikakuvaketta. Joka kerta kun painat F3, korostettu teksti muuttaa kaiken pieniksi, suuriksi kirjaimiksi tai otsikkotyyleiksi, joissa vain sanan ensimmäinen kirjain on isolla.

PowerPoint-suunnitteluvinkkejä näihin yleisiin ja turhauttaviin tilanteisiin

Jos olet työskennellyt PowerPointin kanssa jatkuvasti, sinulla on seuraavia ongelmia. Sen sijaan, että vietät turhaa 15-30 minuuttia ongelman ratkaisuun etsimällä Googlessa, voit ratkaista tilanteen seuraavasti:

Kuinka muuntaa teksti SmartArt-muotoon

Esimerkki tilanteesta: Minulla on luettelo tylsistä vinjeteistä ja tarvitsen lisää inspiraatiota, jotta niistä tulisi mielenkiintoisempia.

Ratkaisu: Käytä Muunna SmartArt-työkalua. Valitse luetteloruudun luetteloruudussa oleva tekstiruutu → nauha , Valitse ”Muunna SmartArtiksi” → Vie hiiri eri SmartArt-vaihtoehtojen päälle nähdäksesi muunnetut vinjettisi → Valitse mikä tahansa sinua kiinnostava SmartArt ja jatka muokkaamista sieltä

Näyte 5: Herätä tylsät vinjetit SmartArt-sovelluksella

Useiden objektien / kuvien koon muuttaminen samanaikaisesti

Esimerkki tilanteesta: Käytin diassa useita muotoja / kuvia ja haluan muuttaa niiden kollektiivista kokoa sekoittamatta mittasuhteita.

Ratkaisut:

• Ryhmittele ensin kaikki objektit. Ryhmittele korostamalla kaikki objektit ja voit napsauttaa hiiren kakkospainikkeella → Ryhmittele tai korostaa ja napsauttamalla ALT + G.

• Säädä sitten kokoa hiirellä pitämällä SHIFT-painiketta alhaalla kuvasuhteen säilyttämiseksi. Tämä auttaa sinua muuttamaan ja sovittamaan useita esineitä vääristämättä alkuperäisiä mittasuhteita ja muotoja.

Kuva 6: Ryhmittely on avain kokojen ja mittasuhteiden muuttamiseen

Kuinka tunnistaa ja sovittaa tarkat värit

Esimerkki tilanteesta: Sinun on käytettävä tiettyä ja mukautettua väriä, mutta et löydä sitä väripaletista.

Ratkaisu: Pipettityökalu tunnistaa nopeasti tarkan sekoitettavan värin ja käyttää sitä tekstiin tai esineeseen, jota yrität muuttaa. Vaikka muotoilumaalari voi olla erittäin hyödyllinen sovellettaessa täsmälleen samaa muotoilua (koko, väri jne.) Objektista toiseen, joskus haluat ehkä käyttää vain samaa väriä. Näissä tapauksissa pipettityökalu on erittäin hyödyllinen.

Tämän työkalun yleinen käyttö on esittely sijoittajille. Jos haluat yhdistää kokonaisuuden teeman potentiaalisen asiakkaan / kumppanin saavutuksiin, silmätippatyökalu voi olla korvaamaton.

• Valitse muutettava tekstiruutu → Napsauta Värimuoto → Valitse pipettityökalu → Käytä pipettityökalua, vie hiiri jäljitettävän värin päälle → Kun väritunniste tulee näkyviin, napsauta haluamaasi väriä

Esimerkki 7: Älä käytä muuta kuin tuotemerkkiä

Kuinka käyttää nuolia kyynärpistokkeilla

Esimerkki tilanteesta: Yritän piirtää nuolia muodosta toiseen, mutta nuolet ovat vino ja näyttävät epäammattimaisilta.

Ratkaisu: Käytä nuolia, joissa on kulmaliittimet (90 asteen kulmat). Ne siirtyvät automaattisesti kohteen keskelle ja ne voidaan muotoilla eri väreillä ja kooilla. Nämä ovat erittäin hyödyllisiä, erityisesti rakennettaessa organisaatiokaavioita.

• Ja ota nauha syöttääksesi → lisää kuva → Valitse luokan 'Viivat' alla nuolet, joissa on kyynärliittimet → Kun olet valinnut, yhdistä kuvan numero keskellä toisen kuvan keskelle nuolella → Toista, kunnes olet valmis

Näyte 8: Käytä nuolia kyynärliittimien avulla rakentaaksesi organisaatiokaavioita

Tekstin sovittaminen muotoon

Esimerkki tilanteesta: Kirjoitan tekstirivin muotoon, mutta teksti ei sovi ja se jakaa sanan kahteen osaan.

Ratkaisu: On kaksi tapaa ratkaista tämä:

• Vaihtoehto 1: Napsauta kuvaa hiiren kakkospainikkeella → 'muotoile kuva' → Vaihda tekstimarginaalit oikealle '0' ja vasemmalle '0'. Yhdeksän kertaa kymmenestä tämä ratkaisee ongelman.

• Vaihtoehto 2: Unohda alkuperäisen kuvan käsittely. Lisää sen sijaan tekstikenttä alkuperäisen muodon päälle (tekstiruudussa on käytettävä läpinäkyvää taustaa) ja kirjoita suoraan tekstiruutuun. Teksti näkyy kuvan päällä, mutta kukaan ei tiedä, että se oli manuaalinen ratkaisu.

Kuinka poistaa taustan kuvasta

Esimerkki tilanteesta: Käytin diassa olevaa kuvaa verkosta ja haluan muuttaa taustakuvan väriä, mutta en tiedä miten se tehdään.

Ratkaisu: Tämä tekniikka on tehokkain käytettäessä suurikontrastisissa kuvissa.

• Ensin sinun on poistettava väri alkuperäisestä taustakuvasta. Napsauta muutettavaa kuvaa → valitse 'Format' -välilehti nauha → Napsauta Poista tausta → Säädä kaikki osat, joita ei ole poistettu kokonaan → Napsauta kuvan ulkopuolella, kun olet valmis

• Sitten sinun on lisättävä uusi taustakuvan väri. Kuten näette, kaiken tämän täydellinen toteutuminen vaatii vakaata kättä (jota minulla ei selvästikään ole). Silti se on hyödyllinen hakkerointi, jonka sinulla voi olla.

Näyte 9: Onko kuvassasi outoa taustaväriä? Tässä näytän sinulle, kuinka korjata se

Kuinka muuntaa taulukko tekstiruutuiksi

Esimerkki tilanteesta: Haluat muuntaa tietokannan toiseen muotoon toisella dialla, mutta et halua kirjoittaa numeroita manuaalisesti ja riskin tehdä virhe.

Ratkaisu: Jaa taulukko useisiin tekstiruutuihin ja objekteihin, mikä säästää tietojen uudelleenkirjoittamisen vaivaa ja on helpompi käsitellä

• Kopioi koko taulukko → Liitä erityisellä tavalla (liitä, kun kuva lisää metatiedostoa) → Erota se → Vastaa 'kyllä' valintaikkunaan → Erota se uudelleen → Vastaa 'kyllä' uudelleen.

• Voila, nyt pöytäsi on jaettu tekstiruutuihin ja kuvioihin. Nyt voit kopioida ja liittää tarvitsemasi tiedot toiselle dialle ja muotoilla ne uudelleen haluamallasi tavalla.

Kuva 10: Jaa tietotaulukko yksittäisiksi objekteiksi, jotta vältetään kiusallisia kirjoitusvirheitä

Kuinka tehdä taulukon riveistä tai sarakkeista samankokoisia

Esimerkki tilanteesta: Olet luonut ja täyttänyt taulukon tiedoilla, mutta joidenkin rivien tai sarakkeiden koko ei vastaa toisia. OCD käynnistyy, mutta et voi selvittää, miten saada ne tulemaan yhteen täydellisesti.

Ratkaisu: Käytä 'Jaa rivit' - ja 'Jaa sarakkeet' -työkaluja.

• Valitse koko tietotaulukko → 'Taso' -välilehti Nauha → Napsauta 'Jaa rivit' ja 'Jaa sarakkeet'.

Näyte 11: Käytä tätä hullunkestävää menetelmää varmistaaksesi virheettömät, ammattilaiset

Muut PowerPoint-ominaisuudet ja parhaat käytännöt

Luo mukautettuja kokonaisuuksia käyttämällä Slide Master , joka löytyy Näkymä-välilehdeltä nauha . Slide Master antaa sinun muokata nopeasti dian ulkoasua esityksessäsi. Voit mukauttaa päädia , joka vaikuttaa kaikkiin esityksen dioihin, tai voit muokata yksittäisiä dian asetteluja, jotka muuttavat jokaista kyseistä asettelua käyttävää diaa.

Sinun pitäisi olla vähemmän riippuvainen näköstäsi, kun siirrät esineitä Oppaat- tai Ruudukkoviivat-näkymällä. Ensinnäkin, sinun tulisi säätää asetuksiasi 'Snap to Grid' -toiminnon käyttämiseksi. Näin voit tehdä sen: 'Näytä' -välilehti → Napsauta 'Ruudukkoasetukset' sanan 'Näytä' vieressä → Aktivoi 'Napsauta objektit ruudukkoon'. Jos haluat nähdä oikeat oppaat tai ruudukon viivat, voit valita nämä vaihtoehdot Näkymä-välilehdeltä nauha ; ne voidaan helposti aktivoida tai deaktivoida. Huomaa, että voit siirtää ohjaimia, kun ruudukkoviivat ovat valmiita.

Näyttö 12: Oppaat ja Ruudukon viivat ovat hyödyllisiä viitteitä kohteiden sijoittamiseen

Liity kaavioon Excel Calculus -muistikirja PowerPoint-esitykseen dynaamisen numeropäivityksen käynnistämiseksi.

• Kun kaavio on valmis Excelissä, kopioi kaavio → Siirry PowerPointiin → nauha Napsauta 'Liitä' → Valitse 'Liitä erityinen' → Valitse 'Liitä linkki' ja 'Microsoft Excel -kaavioobjekti' → Kun päivität numerot Excelissä, PowerPointin kaavio päivittyy dynaamisesti. Tämä ominaisuus toimii parhaiten, kun molemmat ohjelmat ovat auki yhdessä.

• Jos suljet Excel-asiakirjan ja päivität sitten taulukon luvut, muista palata PowerPoint-kaavioon, napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella ja valitse Päivitä linkki varmistaaksesi, että tiedot päivitetään.

Kuva 13: Vältä ristiintarkistusta Excelin ja PowerPointin välillä

Korosta voimakkaasti datalla ladatuilla dioilla visuaalisesti tärkein laukauksesi alareunassa. Suorakulmainen tekstiruutu (kuten alla) on yleinen.

Kuva 14: Auta yleisöä liikkumaan monimutkaisuudessa ohjaamalla pisteesi viljaan

Muista sisällyttää avaimet kaavioihisi ja kaavioihisi, jotta voit paremmin orientoida yleisöäsi.

Diakuviot ja esitystaulukot yleisiin käsitteisiin

Oletko koskaan tuntenut déjà vuia suunniteltaessasi uutta PowerPoint-pakettia? Se johtuu luultavasti siitä, että luomme usein uusia dioja osoittamaan samanlaisia ​​käsitteitä, vaikka sisältö olisi erilainen - olipa kyseessä prosessi, edistyminen tai organisaatiokaavio. Lopuksi on järkevää käyttää diorakennetta uudelleen, vaikka nykyinen sisältö ladataan uudelleen. Näiden yleisten käsitteiden välittämiseksi monet konsultointiyritykset käyttävät toistuvasti seuraavia diakomponentteja:

Projektin aukioloajat: Gantt-kaavio

Näyte 15: Näyte Gantt-kaaviosta

Organisaatiorakenne: Organisaatiokaavio

Näyte 16: Näyte organisaatiokaaviosta

Prosessi: Nuolet osoittavat toisiaan

Kuva 17: Näyteprosessin vuokaavio

Ilmoita, missä määrin tietty tuote täyttää kriteerin: Harvey pallot

Näyte 18: Näyttelynäyte * Harvey-pallot

Hierarkian kohteet: Pyramidi

Näyte 19: Näyte pyramidikaaviosta

Matka kanavan läpi: Suppilo

Näyte 20: Näyte myyntisuppilo

Näyte PowerPoint-esityksistä ja uusimmista kommenteista

Jos olet kiinnostunut näkemään joitain esikatseluita tärkeiden konsulttiyritysten asiakkaiden toimituksista, voit tehdä sen osoitteessa 30 McKinseyn esitystä Y sekoitus McKinsey-sarjoja, Boston Consulting Group Y Parthenon-ryhmä .

Esitysten suunnittelun PowerPointissa ei tarvitse olla tuskallista. On tärkeää muistaa, että PowerPointilla kaikki on yksityiskohdissa. Kun olet perehtynyt työkalun yksityiskohtiin ja olet tietoinen käytettävissä olevista ratkaisuista, huomaat, että vietät vähemmän aikaa manuaaliseen rakentamiseen. Joten mitkä ovat vinkkisi ja vihjeesi PowerPointia käytettäessä?