Kulttuuri on kuningas menestyvissä organisaatioissa. Mutta johtajat, jotka haluavat hyödyntää hajautettujen tiimien edut - korkeasta tuottavuudesta ja onnellisuudesta pienempään työvoiman stressiin ja vaihtuvuuteen - tarttuvat usein seuraavaan ongelmaan: eikö ole vaikeaa vaalia terveellistä kulttuuria, kun työntekijät ovat kaukana?

Mielestämme hajautetun tiimin johtamisen ainutlaatuiset haasteet voivat kannustaa luomaan vahvemman kulttuurin kuin kasvokkain toimivat.

Kokemuksemme osoittaa, että tämä on väärinkäsitys. Viimeisen viiden vuoden aikana olemme kasvattaneet yditiimimme satoihin ihmisiin ja saavuttaneet yhdeksänluvun vuotuisen liikevaihdon - kaikki 100%: n etäorganisaatiossa.

Mielestämme hajautetun tiimin johtamisen ainutlaatuiset haasteet voivat kannustaa luomaan vahvemman kulttuurin kuin kasvokkain toimivat. Tämä saattaa tuntua vasta-intuitiiviselta, mutta vaikka paikalliset tiimit olettavat, että kulttuuri juurtuu orgaanisesti, hajautettujen organisaatioiden panos on suurempi. Tämä motivoi menestyviä etäjohtajia olemaan tarkoituksellisia kulttuurikulttuurin suhteen, mikä johtaa lopulta vahvempiin tiimeihin.

Tässä artikkelissa käymme läpi menestyksekkään etäkulttuurin luomisen leikekirjamme oletusten ja arvojen määrittelemisestä kulttuurin levittämiseen ja ylläpitämiseen palkkaamisen, viestinnän ja johtamisen parhaiden käytäntöjen avulla.

Kulttuurin ymmärtäminen

On olemassa kymmeniä tapoja määritellä kulttuuri, mutta perustamme määrittelymme empiiriseen tutkimukseen, jonka on suorittanut MIT Sloan Management Schoolin emeritusprofessori Edgar Schein. Schein määrittelee kulttuurin malliksi perusolettamuksista ja arvoista, jotka ryhmä on löytänyt tai kehittänyt ja joiden on osoitettu johtavan menestykseen.

Schein visualisoi kulttuurin pyramidina, jossa on kolme kerrosta. Yläosa koostuu 'esineistä ja käytännöistä'. Nämä ovat konkreettisia asioita ja käyttäytymistä, joita voit nähdä ja tarkkailla tiimissä, kuten lyödä, tarinoita ja ihmisten tapaa toimia. Toisin sanoen artefaktit ja käytännöt ovat mitä useimmat ihmiset ajattelevat kulttuuriksi. Todellisuudessa nämä konkreettiset elementit ovat peräisin kulttuuripyramidin keskimmäisestä ja alemmasta kerroksesta: joukkueen 'arvoista' ja 'taustalla olevista oletuksista'. Kulttuuri on kaikkien kolmen kerroksen yhdistelmä.

Etäystävälliset oletukset ja arvot

Yllä olevan mallin perusteella on selvää, että terveellisen etäkulttuurin luominen alkaa hyvissä ajoin ennen tiimin muodostamista. Vaikka Schein kuvailee taustalla olevia oletuksia hiljaisiksi tai lausumattomiksi, uskomme, että etäryhmien on oltava tarkoituksellisia ja tarkoituksellisia ilmaisemaan niitä.

Tämä johtuu siitä, että toimistoympäristö voi tarjota vihjeitä, jotka puhuvat näistä oletuksista puolestasi. Esimerkiksi puku ja korot pukeutumiskoodi saattaa puhua oletetulle ammattitaidolle. Vastaavasti avoin pohjapiirros saattaa puhua oletetulle läpinäkyvyydelle. Koska etukäteen varhaisina aikoina on vähemmän luotettavia vihjeitä, etäryhmien tulisi kommunikoida nämä oletukset nimenomaisesti.

Nämä oletukset sisältävät tyypillisesti vastauksia kysymyksiin 'Miksi me olemme olemassa?' ja 'Kuinka teemme mitä teemme?' Mielestämme on hyödyllistä kysyä: 'Mikä on todellinen pohjoisemme?' Toisin sanoen, mikä on keskeinen periaate, jota joukkue voi käyttää kalibroimaan oman päätöksentekonsa, vaikka he olisivat jumissa autiomaassa?

Arvosi tässä yhteydessä voivat koostua yksinkertaisista ideoista, kuten eheys tai laatu, mutta ne voivat sisältää myös erityisiä periaatteita, kuten 'korkeat viestintästandardit'. Tiimisi tarkoitus ja tehtävä sisältyy myös tähän kulttuuripyramidisi kerrokseen. Muista, että etäryhmille ei ole olemassa lopullista luetteloa arvoista. Tavoitteena on sen sijaan viedä tietoinen ajattelu kohti tiimisi ja sen kulttuurin perustaa.

Palkkaaminen

Kun oletukset ja arvot ovat paikallaan, johtajat voivat alkaa palkata silmällä ehdokkaita, jotka sopivat kulttuurisi puitteisiin. Vaikka monet lähteet keskustelevat kulttuurin arvioinnin tärkeydestä palkkaamisprosessin aikana, on syytä korostaa, että etätyöntekijöiden kulttuurinen sopivuus vaatii erityistä huomiota. Johtajien tulisi olla varmoja siitä, että mahdolliset palkkaukset edustavat arvojasi etukäteen: uudet tiimin jäsenet eivät ole kasvotusten, jossa he ottavat vastaan ​​ja noudattavat tiimin normeja, ja huonon kunnon merkkejä voi olla vaikea havaita ennen kuin vahinko on tapahtunut tapahtui.

Etsimäsi piirteet vaihtelevat roolin, tiimin koon ja muun mukaan - puhumattakaan organisaation ainutlaatuisista taustalla olevista oletuksista ja arvoista. Tämän sanottuamme olemme löytäneet parin piirteitä, jotka ovat yleismaailmallisia menestyvissä etäryhmissä: palkkaa työntekijöitä, jotka ovat itse motivoituneita ja ongelmanratkaisijoita.

Tämän sanottuamme olemme löytäneet parin piirteitä, jotka ovat yleismaailmallisia menestyvissä etäryhmissä: palkkaa työntekijöitä, jotka ovat itse motivoituneita ja ongelmanratkaisijoita.

Etätyön luonne tarkoittaa, että jokainen palkka viettää suuremman osan ajastaan ​​ongelmien selvittämiseen yksin. Jos palkkaat aloittelijoita, jotka menestyvät rakentamattomissa ympäristöissä, voit olla varma, että heidän kykynsä yhdistettynä alukselle antamiin arvoihin ja koulutukseen johtavat tiimin ja yrityksen mukaisiin päätöksiin.

Perehdytys

Suurin osa yrityksistä ja ryhmistä ymmärtää uusien jäsenten asianmukaisen kouluttamisen tärkeyden. Mutta perinteisissä joukkueissa kulttuurikoulutus jätetään usein sattuman varaan. Kuten edellä keskustelimme, tämä johtuu siitä, että yhdessä sijaitsevat organisaatiot voivat luottaa uusien työntekijöiden yksinkertaiseen kulttuurin omaksumiseen.

Etäjoukkueilla ei ole tätä ylellisyyttä. Onneksi kasvojen aikaa ei vaadita uusien työntekijöiden sisällyttämiseen kulttuureihisi, mutta johtajien tulisi olla tietoisia altistamaan uudet tiimin jäsenet oletuksille ja arvoille, jotka muodostavat artefaktien ja käytäntöjen perustan.

Strategiamme on painottaa missiomme ja arvojamme uusien työntekijöiden koulutusmateriaalissa. Tallennamme myös videoita, jotka osoittavat, että johtajamme keskustelevat arvoistamme ja ovat sitoutuneita niihin. Tämä lähestymistapa skaalautuu hyvin ja tarjoaa viitekirjaston tulevaa käyttöä varten, samalla kun hän tuntee itsensä henkilökohtaisemmaksi ja auttaa katsojaa tuntemaan olevansa läheinen osa tiimiä ja sen tehtävää.

Viestintä

Kun olet asettanut arvot ja varmistanut, että tiimin jäsenet ymmärtävät ne, on aika palata artefakteihin ja käytäntöihin, jotka aktivisoivat tiimisi kulttuuria. Kaukotiimien pääasiallinen paikka vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön kommunikaatio on minkä tahansa etätyöntekijän elinehto. Tässä ovat parhaat käytännöt:

Tiimikokoukset

Tiimiviestinnässä sopeutuminen kaukaiseen paradigmaan tuntuu intuitiiviselta: tiimikokoukset on jo suunniteltu ja ennalta suunniteltu, joten sinun tarvitsee vain siirtyä kokoushuoneesta virtuaaliseen kokoushuoneeseen, kuten Zoom, eikö?

Siinä on muutakin: tiimikokouksista on oltava osa tiimin rakennetta. Kokoukset luovat säännöllisen mahdollisuuden inspiroida ja johtaa, ja johtajien tulisi erehtyä ottamaan mukaan kaikki tiimin jäsenet, jotta kaikki tuntevat olevansa kriittinen pala kokonaisuudesta. Kun on vähemmän mahdollisuuksia saada kiinni joukkuetovereistasi ja selvittää väärinkäsitykset, osallistujien tulisi asettaa rehellinen ja kattava sävy varmistaakseen, että koko tiimi on samalla sivulla. Kun etäkokoukset hajautuvat yksinkertaisiksi tilapäivityksiksi, se on selkeä merkki siitä, että johtajien on kaivettava syvemmälle.

Yksi-on-one

Henkilökohtainen viestintä on vähemmän intuitiivista etäyhteydessä ja alttiimpaa laiminlyömiselle. Etäjoukkueilla ei ole ylellisyyttä rakentaa yhteyttä satunnaisten vuorovaikutusten avulla vesijäähdyttimen ympärillä. Tiimin jäsenten välisten henkilökohtaisten keskustelujen tulee olla yhtä jäsenneltyjä kuin tiimikokoukset, säännöllisen poljinnopeuden ja ammattitaidon ulkopuolella olevan asialistan. Säännöllinen henkilökohtainen työskentely kaikilla tasoilla on keskeinen paikka syventää suhteita ja tarjoaa tiimille mahdollisuuden ilmaista henkilökohtaista kiitosta tai huolenaiheita, joista he eivät ehkä pysty keskustelemaan tiimissä.

Chat

Kun kommunikoidaan Slackin kaltaisilla alustoilla, sekä muodollisten että epävirallisten tiimikeskustelujen pitäminen auttaa pitämään liiketaloudellisen viestinnän aiheettomana, sallien samalla sivukeskustelut, jotka lisäävät luottamusta ja keskittyvät yhteisiin harrastuksiin tai kiinnostuksen kohteisiin.

Välineestä riippumatta yksi mielessä pidettävä sääntö on viestinnän selkeys. Sarkasmi, hymiöt tai epämääräiset huomautukset voidaan helposti tulkita väärin, kun niihin ei liity kehon kieli ja kasvojen vihjeet, joihin aivomme luottavat henkilökohtaisesti. Harkitse tätä esimerkkiä: Joukkueen johtaja A lähettää viestin keskusteluun, jonka kaikkien jäsenten on täytettävä. Henkilö B vastaa 'peukkua ylös' -hymiöllä.

Mitä se tarkalleen tarkoittaa? Tarkoittaako se, että henkilö B hyväksyy käskyn? Tarkoittaako se, että henkilö B tekee sen? Tarkoittaako se, että heillä jo on?

Vaikka emme kannusta emojien tai gifien käyttöä ensisijaisina viestintämuotoina (ohjeiden antaminen, ongelmien kuvaaminen jne.), Rohkaisemme niiden käyttöä emotionaalisena viestintämuotona (onnellisuus, juhla, suru jne.). Ajan myötä vakiintunut tiimi saattaa kehittää mukautettuja hymiöitä ilmaisemaan meemejä tai jakamaan vitsejä. Nämä yhdistävät joukkueen ja kasvavat esineiksi, jotka muodostavat tiimikulttuurisi.

Video

Vaikka kokematon etäryhmä saattaa uskoa pystyvänsä pelkästään äänen ja chatin kanssa, videopuheluiden etuja ei pidä aliarvioida. Sen sijaan videota tulisi kannustaa sekä ryhmän kokouksiin että henkilökohtaiseen viestintään. Tiimin jäsenten kasvoreaktioiden näkeminen voi lisätä keskusteluihin painotusta ja tunteita. Se auttaa myös varmistamaan, että kokouksen jäsenet ovat keskittyneitä, osallistuvia ja aktiivisia osallistujia rakentamaasi kulttuuriin.

Tunnustaminen

Useimmilla syrjäisillä tiimeillä ei ole 'kuukauden työntekijän' pysäköintipaikkaa kulkea ympäriinsä, mutta sinun tulee käyttää usein yksinkertaista ja tehokasta kannustinta käytettävissänne: huutaa. Hyvin tehdyn työn julkinen tunnustaminen on yksi tehokkaimmista tavoista motivoida etäryhmää.

Tiimikokouksessa ilmaistut huutoilmoitukset ovat julkisia näytöksiä, jotka antavat esimerkin ja tarjoavat tiimin jäsenille standardin, johon pyrkiä. Kun huuto mainitaan tiimikeskustelussa, se antaa muille ryhmän jäsenille mahdollisuuden lähettää onnittelunsa vastausten tai emojien muodossa. Jos yrityksen johtajat sattuu olemaan myös kyseisessä keskustelussa, se on vieläkin tehokkaampi motivaattori, joka varmistaa, että luottoa annetaan siellä, missä luottoa on maksettava.

Kasvokkain

Digitaalinen yhteistyö on etäryhmien leipää ja voita, mutta ovatko henkilökohtaiset kokoukset koskaan tarpeen? Kokemuksemme on, että etäinen tiimi, jolla on vahva kulttuuri, voi toimia nopeatempoisessa ympäristössä pitkiä aikoja, jopa vuosia, ilman kasvokkain tapahtuvaa vuorovaikutusta.

Jos huomaat harkitsevasi henkilökohtaista tiimikokousta tai paikan päällä, pidä mielessä ”10x-sääntö”. Jos aiot kokoontua yhteen yritystarkoituksiin, sinun tulisi pyrkiä tekemään kokouksesta 10x tuottavampi kuin tyypillinen etäkokous. Samoin, jos kokoontut hauskanpitoon, sinun tulisi pyrkiä 10x enemmän liimaus kuin video-tai äänipuhelu.

Miltä tämä saattaa näyttää käytännössä? Yhdistyminen muutaman päivän intensiiviseen, vastenmieliseen työhön uuden aloitteen yksityiskohtien selvittämiseksi voi maksaa osinkoja vähentämällä markkinoilletuloaikaa tai vuokraamalla Coloradon hiihtotalon räjähdykselle keskustellessaan uudesta julkisen puhumisen aloitteesta.

Mikään ei ole niin moraalista kuin matkustaminen tapaamiseen, joka saa aikaan muuta kuin mitä videopuhelu olisi käsitellyt. Tai tapaa ensimmäistä kertaa pitkäaikaisia ​​työtovereita vain löytääksesi itsesi uppoutuneena jokapäiväisiin tehtäviisi ilman aikaa nautinnolliseen toimintaan.

Kun henkilöt tai ryhmät päätyvät tapaamaan toisiaan ensimmäistä kertaa, kokoontuminen on enemmän kuin vanhojen ystävien tapaaminen kuin muukalaisten kokoaminen. Tulet huomaamaan, että vastaukset ajoitukseen, sijaintiin ja tarkoitukseen paljastuvat ajan myötä tiimisi kulttuurin ja tarpeiden perusteella. Yksityiskohtia ei tarvitse hikoilla edestä.

Välttää palamista

Uusien etähallintapäälliköiden yleinen pelko on, että työntekijöiltä puuttuu sitoutuminen, kun noudatetaan stereotypiaa etätyöntekijöistä, jotka hämmenevät asioista, pesulasta ja elämästä. Todellisuus on päinvastainen. Jos palkkaat ohjattavia henkilöitä ja yhdistät heidät yhteisen tavoitteen ja arvojen taakse, etätyöntekijät huomaavat usein työskentelevän enemmän, joko kykenemättömästi tai haluttomasti eroamaan. Tämä on resepti palamiseen.

Etäpäälliköiden on kannustettava tasapainoista lähestymistapaa työhönsä tiiminsä sisällä. Olemme rakentaneet 'kovaa työtä, pelaa kovaa' -kulttuuria, jossa tiimin jäsenet rohkaisevat ja inspiroivat toisiaan hyödyntämään maantieteellistä joustavuuttamme matkustaa tai harrastaa hauskoja sivutoimintoja.

Kuinka tämä näyttää käytännössä? Jotkut ihmiset päättävät ottaa 'minilomat' tai 'työlomat' saadakseen rentoutua pieninä annoksina. Lopulta kaikki tarvitsevat kuitenkin mahdollisuuden vetäytyä todellisen tauon ajaksi. Tämä on hyödyllistä yksilöille, mutta siitä on hyötyä myös tiimille itselle: Tiimin jäsenen poissaolo tarjoaa stressitestin, jolla varmistetaan, että tiimisi pysyy toimintakykyisenä, jos hätätilanteesta tai sairaudesta aiheutuu suunnittelematon vapaa-aika.

Etäjoukkueissa palamista voi olla vaikeampi havaita kuin se voisi muuten olla kasvokkain. Kun työskentelet yhdessä toimistossa, voit nähdä stressin vaikutukset tiimisi terveyteen ja hyvinvointiin. Samoin voit helposti havaita kestämättömiä töitä, jotka pitävät ihmisiä toimistossa päivien ajan. Kun työskentelet etänä, viestinnästä, henkilökohtaisista tapaamisista ja KPI: stä tulee indikaattoreita, joihin luotat.

Etäjoukkueet menestyvät keskittymällä kulttuuriin

Monet yritykset ovat alkaneet ymmärtää etäryhmien tuottamat tehokkuuden edut. Tämä trendi yhdistettynä freelancereiden maailmanlaajuiseen nousuun tarkoittaa, että etätyöstä tulee pian monien organisaatioiden kiinnitys.

Kokemuksemme on osoittanut, että vahva etäkulttuuri on mahdollista, eikä se vaadi eksoottista tekniikkaa tai organisaation ravisteluja. Hyväksymällä edellä esitetyt parhaat käytännöt, etätyöryhmillä on hyvät mahdollisuudet vastata rakennuskulttuurin ainutlaatuisiin haasteisiin - olivatpa heidän jäsenensä levinneet kaupunkiin tai ympäri maailmaa.