Kilpailu projektinhallinta ohjelmistomarkkinat ovat korkeat. Ohjelmisto vertailusivustot listaa noin 600 erilaista projektinhallintatyökalua ja eri vaihtoehtojen vertailu voi olla hyvin aikaa vievää. Vastaavasti on vaikeaa tehdä päätöstä yksinomaan toimittajien tarjoamien ominaisuuksien perusteella.
Tässä käsitellään kuutta suosituinta projektinhallintatyökalua, jotka on jaettu kolmeen luokkaan:
Tämän artikkelin käsittelemät työkalut ovat alan vakiintuneiden toimijoiden kehittämiä. Tämä on tärkeää huomata, koska pääministerinä haluat työskennellä työkalujen kanssa, joilla on suurempi todennäköisyys olla lähellä pitkällä aikavälillä.
Alla on taulukko, jossa verrataan joitain tärkeimpiä ominaisuuksia, jotka on otettava huomioon valittaessa työkalua projektinhallintaan. Vihreä väri osoittaa, onko ominaisuus integroitu työkalun vakioversioon. Keltainen tarkoittaa, että tämä ominaisuus on saatavilla kolmansien osapuolten tarjoajilta, suurimmaksi osaksi lisämaksusta. Punainen tarkoittaa, että ominaisuus ei ole käytettävissä lainkaan tai ehdotetut kiertotavat eivät ole tyydyttäviä.
Yhtiö: Atlassian
Hinta: Perusversio on ilmainen. 10 dollaria / käyttäjä / kuukausi laajennetuista ominaisuuksista.
Käyttäjä : Adobe, Kickstarter, National Geographic, Fender
Itse isännöi: Ei
Trello on yksi suosituimmista kevyistä projektinhallintatyökaluista. Sitä suosivat startupit, pienet ryhmät, väliaikaiset projektit ja monissa muissa tilanteissa, joissa projektipäällikkö tarvitsee minimaalisen rakenteen pitääkseen asiat järjestyksessä.
Se on myös hyvä työkalu, jota käytetään esiteltäessä tiimi Agile Kanban -työnkululle. Perusliittymässä on levyt, sarakkeet ja kortit päätoimintayksikköinä. Trellon rajoitukset törmäävät kuitenkin nopeasti, jos haluat monimutkaisemman tiimiprosessin tai jos haluat koko organisaation toimivan samalla työkalulla. Trello tarjoaa maksettuja premium-suunnitelmia, jotka laajentavat toiminnallisuutta, mutta 10 dollaria / käyttäjä / kuukausi yrittää kilpailla muiden tämän luettelon työkalujen kanssa.
Meko Kofahl - Ketterä projektipäällikkö
Mikä tekee työkalusta paremman kuin muut?
”Se on erittäin kevyt, verkkopohjainen työkalu, jolla on helppo hallinto. Nollasta tuottavuuteen tunnissa. Pystyin saamaan johtajat työskentelemään tämän työkalun kanssa, se oli niin suoraviivaista. ”
Jotain mitä muuttaisit, jos voisit?
”Käytimme tätä vain Kanban-tyylisiin projekteihin. Se ei vaikuttanut sopivan monitiimi- tai erittäin monimutkaisille ketterille projekteille. Mitään muutettavaa ei oikeastaan ole, koska luulen, että se tekee juuri sitä, mihin se on suunniteltu. '
Eamon Sousa - Ketterä projektipäällikkö
Mikä tekee työkalusta paremman kuin muut?
”Se on kevyt ja helppo käyttää. Toimii hyvin Kanbanin kaltaisissa projekteissa tai tehtävien hallinnassa. '
Jotain mitä muuttaisit, jos voisit?
'Lisää polttokaavioita todellisten käytettyjen tuntien tai pisteiden perusteella.'
Yhtiö: Basecamp
Hinta: 99 dollaria / kuukausi (rajattomat käyttäjät)
Käyttäjä : Monet digitaalisen / web-suunnittelutoimistot, Groupon, LiveChat
Itse isännöi: Ei
Erittäin suosittu verkkosovelluskehys Ruby on Rails luotiin rakentamaan Basecamp. Itse projektinhallintatyökalu on kasvanut tasaisesti viimeisten 15 vuoden aikana, ja näyttää siltä, että se on saanut eniten vetovoimaa digitaalisten ja verkkosuunnittelutoimistojen kanssa. Se saavutti tämän yhdistämällä kevyt käyttöliittymä tehokkaisiin yhteistyötyökaluihin, kuten sisäänrakennettu chat, tiedostojen jakaminen ja kyky tehdä yhteistyötä asiakkaiden kanssa Basecampissa. Toinen hieno käsite on, että tämä työkalu on 'Adoptio' . Tiimin jäsenten ei tarvitse luoda tilejä käyttääksesi sitä, ja he voivat tehdä yhteistyötä vain satunnaisesti.
Basecampista puuttuu kuitenkin tauluja, arvioita ja muita ketterän kehityksen kannalta tarpeellisia ominaisuuksia. Vaikka on olemassa kolmansien osapuolten sovelluksia, jotka voivat auttaa sinua saavuttamaan ketterän asennuksen, muilla tämän luettelon työkaluilla on nämä ominaisuudet heti.
Orsolya Bozso - PMP-projektipäällikkö
Mikä tekee työkalusta paremman kuin muut?
”Se sopii luomaan tehtäväluetteloita, joita voit seurata vastaavien edustajien kanssa. Voit myös tallentaa ja jakaa tiedostoja versionhallinnalla ja välittää tärkeät sähköpostit alustalle. '
Jotain mitä muuttaisit, jos voisit?
”Olisi hienoa, että projektia kohden olisi enemmän käyttäjäryhmiä. Ei vain asiakas ja tiimi, vaan myös rajoittaa kansioiden tai tiedostojen näkyvyyttä tiimissä. Basecampilta puuttuu raportointi ja Gantt-kaaviotoiminnot. Lisäksi sinun on ladattava tiedosto, jotta voit tarkastella tiedostoa. Näyttövaihtoehtoa ei ole, etkä voi tehdä yhteistyötä tai kommentoida tiedostoja tarkistuksen aikana. '
Sean Hull - Projektipäällikkö
Mikä tekee työkalusta paremman kuin muut?
'Alhainen este uusien käyttäjien pääsylle, sulautettu viestintä sekä tiedonhallinta ja jakaminen.'
Jotain mitä muuttaisit, jos voisit?
'Tehtävien seurantaa voitaisiin ehdottomasti parantaa.'
Yhtiö: Asana
Hinta: 10 dollaria / käyttäjä / kuukausi
Käyttäjä : Yelp, Air France, Meliá Hotels, Bill & Melinda Gates Foundation
Itse isännöi: Ei
Alun perin Facebookin sisäisenä työkaluna kehitettiin nopeasti ja siitä tuli itsenäinen työkalu. Varhaisessa vaiheessa Asana keskittyi pienempiin tiimeihin ja on vasta äskettäin alkanut sisällyttää ominaisuuksia, kuten 'Portfolio' ja 'Työmäärät', jotka on tarkoitettu suuremmille yrityksille.
Mielenkiintoinen erottelija on kenen tahansa tehtävän omistajan kyky nähdä, kuinka heidän tehtävänsä vaikuttavat liiketoiminnan yleisiin tavoitteisiin. Lisäksi perustaja on todennut äskettäisessä haastattelussa, että tekoälyä ja koneoppimista käytetään tulevissa ominaisuuksissa älykkäisiin ehdotuksiin määräajoista, työmääristä ja suunnittelusta.
Oana Ciherean - Ohjelmistoprojektipäällikkö
Mikä tekee työkalusta paremman kuin muut?
' Asana olisi suosituin työkaluni muille kuin ohjelmistokehitystiimeille, kuten markkinointi tai 3D-taiteen tuotanto. Sen käytettävyys on erinomaista, käytin sitä työskennellessäni markkinoija- ja kouluopettajien kanssa. Siinä on kevyt käyttöliittymä ja se on siisti. '
Jotain mitä muuttaisit, jos voisit?
”Parannan raportointia, koska sen tällä hetkellä tarjoamat kaaviot ovat melko yksinkertaisia. '
Sean Hull - Projektipäällikkö
Mikä tekee työkalusta paremman kuin muut?
'Kuvailisin tätä Slackin kaltaiseksi tehtävienhallintaratkaisuksi johtuen langankaltaisesta viestinnästä, joka on tullut Tello-tyyppisille kanban-korteille.'
Jotain mitä muuttaisit, jos voisit?
'Suurin kaatuminen oli projektien järjestämisen ja tehtävien visualisoinnin puute.'
Yhtiö: Wrike
Hinta: 9,80 dollaria / käyttäjä / kuukausi perussuunnitelmalle; 24,80 dollaria premium-suunnitelmasta
Käyttäjä : Hootsuite, Popchips, L'Oréal, Fitbit
Itse isännöi: Ei
Korkean muokattavuutensa vuoksi Wrike voisi melkein olla raskaansarjan luokassa kilpailemassa Jiran kanssa. Se ei ole vielä siinä suhteessa, mutta haastaa Jiran käyttöliittymän ja käyttöliittymän suhteen. Wrikeen melko outo asia on sen vaatimus hintatasojen perustumisesta käyttäjien 5: n lisäyksiin. Se yhdistettynä siihen tosiasiaan, että voit käyttää perussuunnitelmaa vain 15 käyttäjän kanssa, tarkoittaa, että jos henkilöstömäärä nousee 16: een, laskusi on 147 dollaria kuukaudessa (15 9,8) - 496 dollariin / kuukausi (20 24,8). Pienempien yritysten tulisi olla tietoisia tästä tosiasiasta, eivätkä ne saa tarttua hintojen nousuun.
Sean Hull - Projektipäällikkö
Mikä tekee työkalusta paremman kuin muut?
'Kun se on täysin hyväksytty, siinä on oikea yhdistelmä tehtävien hallintaa, visualisointia sekä yhteistyötä ja viestintää.'
Jotain mitä muuttaisit, jos voisit?
”Alukseen pääsyn helppous. Laitoin tämän Basecampin ja Asanan väliin, kun on kyse keskimääräisen käyttäjän pääsystä lennolle. '
Meko Kofahl - Ketterä projektipäällikkö
Mikä tekee työkalusta paremman kuin muut?
”Käytimme Wrikea tavalliseen projektinhallintaan, ei välttämättä ketterään. Johtajat pystyivät luomaan ja käyttämään työkalua helposti, ilman erityisiä taitoja tai hallintoa. '
Jotain mitä muuttaisit, jos voisit?
'Yli vähimmäiskäyttäjämäärän se kuitenkin kallis ja ei ollut' osta se kerran 'isännöityä vaihtoehtoa. Tilaukset ovat käteviä, mutta niistä tulee pysyviä kustannuksia, jotka voivat olla kovaa myyntiä joillekin organisaatioille. '
Yhtiö: Atlassian
Hinta: 10 dollarin kiinteä maksu jopa 10 käyttäjälle. 7 dollaria / käyttäjä / kuukausi 11+ käyttäjälle.
Käyttäjä : Square, eBay, Spotify, Cisco, Airbnb
Itse isännöi: Valinnainen
Jira on yksi suosituimmista projektinhallintatyökaluista, ja se on turvallinen valinta organisaatioille. Sitä voivat hyödyntää täysimääräisesti suuremmat yritykset, joiden on koordinoitava useita monimutkaisia projekteja ja joille on tarpeen räätälöidä tehtävän työnkulku. Koko yrityksen kattavaan yhteistyöhön Atlassian tarjoaa myös Confluence-tiedonhallintatyökalun, joka integroituu hienosti Jiran kanssa. Pienemmille ryhmille tai väliaikaisille projekteille on tarjolla kevyempiä ja halvempia työkaluja.
Paulo Limp - Projektipäällikkö
Mikä tekee työkalusta paremman kuin muut?
'Ketterän periaatteen mukaisesti Jira on erittäin helppo oppia, opettaa ja käyttää. Se on myös suunniteltu alusta alkaen käytettäväksi yhteistyövälineenä - jotain, jonka pitäisi saada panoksia koko tiimiltä. Lopuksi, se integroituu hyvin monien muiden markkinoilla olevien ratkaisujen kanssa, mikä mahdollistaa suuren räätälöinnin. '
Jotain mitä muuttaisit, jos voisit?
”En ole edelleenkään tietoinen Jira-työkaluista, jotka mahdollistavat kustannusten hallinnan tai riskienhallinnan. Ymmärrän, että sitä ei alun perin suunniteltu projektinhallintatyökaluksi, joten vaikka se toimii erittäin hyvin Scrumin kanssa, siitä saattaa silti puuttua joitain ominaisuuksia täydelliseen projektinhallintakokemukseen. '
Oana Ciherean - Ohjelmistoprojektipäällikkö
Mikä tekee työkalusta paremman kuin muut?
'Käytän tätä työkalua erittäin teknisten tiimien kanssa, ja tarvitsen toteuttaa sekä yksinkertaisia että monimutkaisia työnkulkuja, joihin sisältyy ainakin pari hyväksymisvaihetta. Rakastan sitä, että se on erittäin konfiguroitavissa ja voit lisätä omat työnkulun vaiheet, mukautetut kentät, julkaisunäkymät ja voit mennä yhtä yksityiskohtaisesti kuin asettaa pakolliset kentät, kun siirrät asioita tilasta toiseen.
Jotain mitä muuttaisit, jos voisit?
'Vaikka kokoonpanon joustavuus on yksi Jiran vahvuuksista, uskon, että Atlassian-tiimi suunnitteli joitain ominaisuuksia.'
Yhtiö: Microsoft
Hinta: 30 dollaria / käyttäjä / kuukausi
Käyttäjä: Kaksi kolmasosaa yrityksistä uusimman tutkimuksen mukaan
Itse isännöi: Joo
MS Project on ollut olemassa jo 30 vuotta, ja se on edelleen merkittävä toimija markkinoilla. - tutkimusten mukaan Capterra ja Hanki sovellus noin 67% vastaajista käyttää Microsoft Projectia ensisijaisena työkaluna projektien hallinnassa. Itse työkalulla on samanlainen ulkoasu kuin Excelillä, ja sen näkymät perustuvat laskentataulukon kaltaisiin välilehtiin ja kaavioihin. MS Project on raskas ja vaikea työkalu, eikä se tarjoa liikaa ohjeita tulokkaille online-opetusohjelmien muodossa. Perinteiset projektipäälliköt käyttävät sitä enimmäkseen erilaisten ei-IT-projektien hallintaan. MS Project on vasta äskettäin tuonut ketterät työskentelytavat. Se ei myöskään ole kovin käyttäjäystävällinen ja voi kestää kauan, ennen kuin uudet käyttäjät tottuvat siihen.
Meko Kofahl - Ketterä projektipäällikkö
Mikä tekee työkalusta paremman kuin muut?
”Se on hyvin laaja käyttöönotto. Gantt-kaaviot ovat tuttuja melkein kaikille tässä vaiheessa. Ketään ei eroteta Microsoftin ostamisesta. '
Jotain mitä muuttaisit, jos voisit?
”Käsitys siitä, että MS Project on hyvä kaikille projekteille. Se on kauheaa ohjelmistoprojektien hallinnalle ja vielä pahempaa kaikelle ketterälle. Työkalu aloitettiin rakennusprojektien hallintajärjestelmänä, ja se sisältää yksityiskohtia, jotka eivät vain sovellu ohjelmistoihin. Se ei tee resurssien hallintaa hyvin ilman Project Serveriä, etkä voi suorittaa PMO: ta vain MS Projectilla. Linkitetyt projektisuunnitelmat eivät ole luotettava ominaisuus nykyisessä tilassaan. '
Orsolya Bozso - PMP-projektipäällikkö
Mikä tekee työkalusta paremman kuin muut?
”Tämä on edelleen suosikkityökaluni Gantt-kaavioiden ja projektin aikataulujen luomisessa. Sitä on helppo käyttää, päivittää ja hyvä resurssien tasaamiseen. '
Jotain mitä muuttaisit, jos voisit?
“Mac OS -versio ei ole käytettävissä. On myös vaikea viedä ja jakaa sellaisen kanssa, jolla ei ole MS Project -lisenssiä. Olisi hienoa, jos kaaviot voitaisiin viedä saumattomasti kuviin, joita voitaisiin sitten käyttää esityksissä. '
Tässä artikkelissa käsitellyt kuusi suosituinta PM-työkalua voidaan ryhmitellä kolmeen luokkaan:
Eri projektit vaativat erilaisia työkaluja. Joskus projektipäällikkönä voit valita työkalun, jota haluat käyttää. Tällöin on tärkeää määrittää projektin monimutkaisuus ja valita työkalu, joka vastaa projektin vaatimuksia. Esimerkiksi saatat olla tottunut Jiraan, mutta lyhyille ja suoraviivaisille projekteille Trello saattaa olla parempi ottelu. Basecamp ei ehkä sovi ketterälle kehitystiimille, mutta se olisi hieno työkalu markkinointitiimille, joka haluaa tuoda jonkinlaisen rakenteen päivittäisiin rutiineihinsa.
Muissa tapauksissa saatat tulla joukkueeseen, joka käyttää jo tiettyä työkalua. Toisaalta sinun on pidettävä mielessä tiimin pitkät perinteet ja tavat. Samanaikaisesti projektipäällikön tulisi tarkastella tarkasti käytössä olevaa projektinhallintaohjelmistoa, tunnistaa prosessin puutteet ja laatia suunnitelma niiden parantamiseksi.
Parhaan projektinhallintatyökalun valinnassa ei ole hopeamerkkiratkaisua, ja jokaisella työkalulla on omat etunsa tietyissä tilanteissa. Valitse sinulle parhaiten sopiva työkalu, mutta ole tietoinen siitä, mitä muita vaihtoehtoja markkinoilla on.
Kuusi suosituinta projektinhallintatyökalua ovat tällä hetkellä Jira, MS Project, Trello, Asana, Basecamp ja Wrike.
Paras projektinhallintatyökalu riippuu käsillä olevasta projektista. Lyhyet ja kevyet projektit hoidetaan parhaiten Trellon kanssa. Monet projektit ja yritykset käyttävät Asanaa, Basecampia tai Wrikea päivittäisessä työssään. Erittäin monimutkaiset projektit hyötyisivät Jiran ja MS Projectin mukautettavuudesta.
Projektinhallintatyökalut ovat tärkeitä, koska niiden avulla projektipäälliköt voivat jäsentää työnsä ja luoda näkyvyyttä sidosryhmille. Perinteinen vaihtoehto on hallita projektia sähköpostilla ja chatilla, mutta tiedot voivat kadota helposti ja ihmiset saattavat unohtaa, mitä heidän on tehtävä.
Jira-ohjelmisto on projektinhallintatyökalu, jossa painotetaan voimakkaasti ketterää kehittämismenetelmää. Jira antaa projektipäälliköille mahdollisuuden luoda ja hallita tehtäviä projektissa.
Trello on hyvä kevyeen projektinhallintaan. Trello on erittäin helppo asentaa ja käyttää, ja se voi olla erinomainen työkalu lyhyille tai prosessivaloisille projekteille. Trello ei riitä monimutkaisempiin ja pidempiin projekteihin.