Vuoteen 2016 American Time Use -tutkimus Työtilastotoimiston mukaan 22% ihmisistä teki osan tai kaikki työstään kotona - ja sama tutkimus osoitti, että tämä luku oli korkeakoulututkinnon suorittaneiden työntekijöiden osalta 43%. Agile Talent Collaborative -yrityksen äskettäin tekemässä tutkimuksessa havaittiin, että henkilöstöjohtajat ennustavat 50/50-työvoiman kasvun, jossa 50% organisaation jäsenistä on väliaikaisia ja ulkopuolisia. Ja viime aikoina maailmanlaajuisesti kysely Economist Intelligent Unitin mukaan 49% vastaajista sanoi, että liikkuvalla työllä oli suurin vaikutus heidän tuottavuuteensa, kun taas 38% myönsi, että se määritteli tyytyväisyytensä työnantajaan.
Näiden tietojen perusteella työntekijöiden halu liikkuvaan ja joustavaan työhön kasvaa nopeasti. Se osoittaa myös viestintä- ja yhteistyövälineiden merkityksen työn suorittamisessa, nyt kun useammat ammattilaiset työskentelevät pysyvästi eri paikoista ja aikavyöhykkeiltä. Suurin osa yritysteknologiasta on kuitenkin vanhentunutta vastaamaan uuden talouden tarpeisiin - luoden negatiivisia tehokkuushyötyjä, jotka voidaan välttää. Optimaalisen suorituskyvyn takaamiseksi tuottavuuden työkalujen on tarjottava reaaliaikainen viestintä, välitön yhteistyö ja suojatut yksityisyyden hallinnan asetukset. Tässä artikkelissa väitämme, että kuluttajateknologia voi usein olla paras tapa saavuttaa nämä tavoitteet, ja hahmotellaan kolme keskeistä strategiaa oikean työkalun omaksumiseksi ja niiden tarjoamien etujen arvioimiseksi ketterässä taloudessa.
Helppokäyttöisempien laitteiden, sovellusten ja pilvipohjaisten työkalujen räjähdys on tarjonnut ihmisille mahdollisuuden integroida tekniikka melkein jokaiseen elämäntapaansa - etenkin työpaikkaan.
Kuluttajien matkapuhelintekniikan lisääntyneellä käytöllä on ollut ennennäkemätön vaikutus ihmisten työskentelytapaan nykyään. Älypuhelinten, mobiilisovellusten ja pilvipohjaisten työkalujen nopea leviäminen on tarjonnut ihmisille mahdollisuuden integroida tekniikka melkein jokaiseen elämäänsä.
Yllättävää on kuitenkin se, kuinka nopeasti nämä tekniikat ovat vallanneet organisaatioiden nykyisen toiminnan. Jopa suurten vanhojen vartioitujen yritysten työntekijät, jotka noudattivat tiukkoja ohjeita henkilöstönsä käyttämiin tietojärjestelmiin ja prosesseihin vuosikymmenien ajan, käyttävät nyt säännöllisesti henkilökohtaisia laitteitaan sähköpostin tarkistamiseen, asiakirjojen päivittämiseen ja kokousten järjestämiseen, koska se antaa heille mahdollisuuden tuottava .
Ottaen huomioon, kuinka nämä tekniikat antavat ihmisten elää ja työskennellä milloin he haluavat ja missä he haluavat - ja kaikki samalta laitteelta -, tämän suuntauksen syytä ei ole vaikea ymmärtää. Vähemmän selvää on tietää, ovatko yritykset löytäneet tien täysin isoilla kirjaimilla kuluttajakeskeisten tekniikoiden ja prosessien tarjoamista mahdollisuuksista. Vuonna 2011 Forrester-raportti totesi että 64% haastatelluista johtajista myönsi organisaationsa ymmärtävän vain pienen osan yhteistyötekniikoiden eduista.
Ymmärtääksemme kuinka yritykset voivat hyödyntää näitä mahdollisuuksia, analysoimme hajautettujen tiimien menestystä, joilla ei usein ole muuta vaihtoehtoa kuin omaksua kuluttaja- ja mobiiliteknologia. ApeeScapesta - sataprosenttisesti syrjäisestä yrityksestä, jonka henkilöstömäärä on viime vuosina kasvanut satoja - olemme löytäneet, että nämä tekniikat voivat tarjota lisäarvoa verrattuna perinteisiin yritystyökaluihin, joita monet organisaatiot käyttävät tällä hetkellä.
Henkilökohtaisten kokousten puuttuminen hajautetuissa ryhmissä nostaa panosta varmistaakseen, että oikeat viestintävälineet ovat paikallaan. Mutta tämä ei tarkoita, että valittujen työkalujen on oltava kalleimpia tai teknisimpiä. Kyseisiä työkaluja ovat Skype, Zoom ja Slack - tekniikat, joita kuluttajat käyttävät muissa kuin työympäristöissä. Ne ovat helppokäyttöisiä, yhteensopivia useiden laitteiden kanssa ja usein ilmaiseksi ladattavissa, ja ne tarjoavat kustannustehokasta reaaliaikaista viestintää. Kun otetaan huomioon niiden kustannukset, yhteentoimivuus ja käytettävyys, näiden työkalujen tarjoama arvo asettaa kyseenalaiseksi, miksi jotkin sisäiset organisaatiot käyttävät edelleen vanhentuneita ja usein kalliita konferenssityökaluja viestintään.
Näiden puheluiden ongelmat ovat hyvin tunnettuja: Ensinnäkin sinun on taisteltava useita puhelinnumeroita, neuvottelukoodeja ja PIN-numeroita vain liittyäksesi puheluun. Sitten ilmoitat itsestäsi kovalla äänimerkillä (usein keskeyttämällä jo aloitetun keskustelun), jonka jälkeen tiedät, kuka on puhelussa tai kuka puhuu.
Näiden kokemusten takia on ymmärrettävää, miksi jotkut yritykset - jotka eivät tunne yhteistyöteknologian hyötyjä - olettavat, että viestintä kärsii, jos yritys päättää työskennellä etänä ja luottaa vain neuvottelupuheluihin kokouksissa.
Olemme havainneet tämän olevan väärinkäsitys. Täällä ApeeScapessa, Zoomaus on ensisijainen alustamme. Sen avulla voimme tehdä yhteistyötä tasolla, joka heijastaa vuorovaikutusta, joka sinulla olisi, jos kokous pidettäisiin toimistossa:
Lisäetuna voit tallentaa kokouksen myöhempää käyttöä varten, mikä vähentää toimintapisteiden unohtamisen riskiä. Näihin tekniikoihin liittyy myös hyvin vähän IT-tukea, jos sellaista on.
Kun työntekijät voivat työskennellä mistä tahansa, on tärkeää, että heidän käyttämänsä toimintatyökalut antavat heille mahdollisuuden tehdä yhteistyötä yhtä tehokkaasti kuin toimistossa. Hajautetuille joukkueille yksi vaihtoehto on käyttää pilvipohjaista tekniikkaa. Täällä työkalut, kuten GitHub ja Google Drive, tarjoavat korkean jäljitettävyyden työasiakirjoille ja vahvan mobiilitoiminnon.
Ota Google Drive. Sen avulla useat etätyöntekijät voivat käyttää samoja kansioita millä tahansa laitteella ja käyttää niitä myös tien päällä. Tarkemmin sanottuna Google-dokumentit sallivat useiden käyttäjien tehdä muokkauksia ja ehdotuksia yhteen asiakirjaan. Kaikki nämä muokkaukset seurataan ja tallennetaan, joten vaikka asiakirjan vanhemmat versiot löytyvät aina, se varmistaa, että kaikki työskentelevät uusimman version parissa.
Työnantajan puolella nämä työkalut tarjoavat turvaominaisuuksia, joilla varmistetaan, että yrityksen tiedot pysyvät luottamuksellisina ja lukittuina vain tietyn verkkotunnuksen tai hyväksytyn luettelon hyväksytyille käyttäjille. Ajattele Google Docs -esimerkin tapaan joitain vähemmän dynaamisia työkaluja ja yhteistyöprosessia: Yksi henkilö luonnostelee asiakirjan, lähettää sen sähköpostilla toiselle, lisää syötteensä ja lähettää sen takaisin. Koko prosessin ajan kyseiset asiakirjat ladataan, lähetetään sähköpostilla, ja ne tarjoavat monia mahdollisia turvallisuusrikkomuksia. Yhden pilvipohjaisen asiakirjan käyttäminen auttaa minimoimaan tämän riskin.
Microsoft toteaa että 67% ihmisistä käyttää henkilökohtaisia laitteita työhön. Jos hallinnoit hajautettua tiimiä, annat jo tiimin jäsenille mahdollisuuden työskennellä haluamastaan sijainnista. Miksi et antaisi heidän työskennellä myös haluamillaan laitteilla?
ApeeScapessa olemme laite-agnostikot. Vaikka edellytys on, että kaikilla käytetyillä laitteilla on tarvittavat ohjelmisto- ja suorituskykyominaisuudet, annamme tiimiemme valita laitteet, jotka parhaiten vastaavat heidän rooliaan, vaatimuksiaan ja elämäntyyliään. Työntekijöiden sitoutumisen näkökulmasta, jos tiimin jäsenet voivat hallita työ- ja elämänvelvollisuutensa yhdellä laitteella - laitteella, joka heillä on yleensä aina mukanaan -, heillä on paremmat mahdollisuudet käsitellä odottamattomia työongelmia, jotka vaativat välitöntä huomiota.
Operatiivisen tehokkuuden näkökulmasta työntekijöiden mahdollisuus valita omat laitteensa säästää organisaatioiden aikaa tekniikan hallinnassa, koska tiimin jäsenet ovat omavaraisia, työskentelevät laitteilla, joita he voivat helposti navigoida, päivittää ja tehdä vianmääritystä.
Tietenkin turvallisuus on suuri huolenaihe harkittaessa 'tuo oma laite' -käytäntöä. On todisteet ehdottaa, että mobiililaitteiden käytön lisääntyminen työssä on lisännyt tietoturvaloukkauksia. Uusimmissa pilvialustoissa on vahvat tietosuojavalvonnat, jotka auttavat torjumaan tätä riskiä ja varmistavat, että yritystiedot ovat turvallisia, mutta yritykset voivat myös parantaa turvallisuutta. Vahva alukseen pääsyn prosessi on yksi.
ApeeScapessa varmistamme, että kaikki uudet työntekijät käyvät läpi yksityiskohtaisen ja tiukan lennon. Asetamme etusijalle, että kaikki uudet aloittelijat osallistuvat virtuaalikokouksiin (Zoomin kautta) tietosuojaa, luottamuksellisuutta ja vaatimustenmukaisuutta koskevaan koulutukseen. Käytämme myös G-Suitea. Sen lisäksi, että se toimii tehokkaana intranetinä, se sallii suojausprotokollien käytön useissa mobiililaitteissa, etenkin kaksivaiheisessa vahvistuksessa.
Tässä viestissä olemme kuvanneet useita teknisiä resursseja, joita voidaan käyttää tehokkaiden hajautettujen tiimien sitouttamiseen, yhdistämiseen ja suojaamiseen. Yhdistelmä näistä työkaluista voi auttaa luomaan 'avoimen oven politiikan', jonka saatat löytää perinteisistä toimistoympäristöistä, sekä antaa hajautettujen tiimien työskennellä tehokkaammin kuin sisäiset.
Vaikka turvallisuusongelmia esiintyy jatkuvasti, niitä voidaan hallita, kun oikeat prosessit ja protokollat otetaan käyttöön. Liiketoiminnan kasvun näkökulmasta hajautetut tiimit, jotka hyödyntävät kuluttajateknologiaa oikein, voivat parantaa merkittävästi viestintää, tuottavuutta ja tiimin tyytyväisyyttä.
Viimeinen merkitys tiimien sallimisesta työskennellä etäyhteydessä kuluttajien mobiilitekniikan kanssa on 'vesijäähdytin' -ajattelun loppu. Ei enää ole spontaaneja ja innovatiivisia liikeideoita, jotka ovat menettäneet ruokala chit-chatin historiakirjoihin. Ne muunnetaan epävirallisista ja organisoimattomista ratkaisuista konkreettisiksi, haettaviksi aloitteiksi, jotka lisäävät merkittävää hyötyä hajautettujen tiimien - ja viime kädessä koko organisaation - tehokkuuteen.
